การประชุมเพิ่มทักษะในการทำงานของงานออนไลน์

งานออนไลน์ ประชุมทีมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

 

ซึ่ง งานออนไลน์ ตัวนี้เป็นการทำงานกับผู้คนโดยการแตกขยายเครือข่าย มันเป็นเรื่องธรรมดาของมนุษย์ครับที่บางคนเกิดมาก็เก่งบางคนก็ไม่เก่ง เพราะฉะนั้นมันจะต้องมีการประชุมเพื่อเพิ่มทักษะเป็นเรื่องธรรมดาก็เราจะทำการจัดประชุมอย่างไรเพื่อให้คนที่ทำ งานออนไลน์ เหมือนกันกับเราได้มีความรู้และมีทักษะ จะได้ทำงานได้ทำงานเป็นวันนี้เราลองมาดูกันครับ

การทำ งานออนไลน์ กับการประชุมดูจะเป็นกิจกรรมที่ต้องคู่กันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ของคนทำ งานออนไลน์ ทุกคน เพราะการประชุมคือสื่อกลางในการปฏิบัติงานด้านการจัดการ ให้ข่าวสารข้อมูลและวิธีการดำเนินงานจากองค์กร ตลอดจนการตัดสินใจในเรื่องใด ๆ ร่วมกัน ทั้งนี้ หัวใจสำคัญที่สุดของการประชุมอยู่ที่การใช้เวลาให้คุ้มค่ามากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้การประชุมไม่ใช่เรื่องน่าเบื่อที่ทุกคนรู้สึกว่าเสียเวลาการทำ งานออนไลน์ ของตนไปมาก แต่ได้อะไรกลับมาน้อย คิดว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องเปลี่ยนแปลงการประชุมทีมให้เป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงาน เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของทีมงานและองค์กรได้ในที่สุด

มีประเด็นในการประชุมทุกครั้ง

การประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีหัวข้อและวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตของเนื้อหาการประชุมให้ครอบคลุมมากที่สุด ให้เขียนหัวข้อที่ต้องการจะได้คำตอบในการประชุมครั้งนั้น ๆ  จากนั้นเราก็ดำเนินการประชุมตามหัวข้อที่เขียนไว้เป็นประเด็นหลักที่ต้องคุยกัน ถ้าใครออกนอกประเด็น ให้ผู้คุมการประชุมรีบดึงกลับเข้าสู่ประเด็นในทันที นอกจากนี้ควรกำหนดเวลาว่าแต่ละหัวข้อการประชุมควรใช้เวลาในการคุยกันประมาณเท่าไหร่ เพื่อบริหารจัดการเวลาประชุมให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด อย่าประชุมใช้เวลายืดยาวเพราะคนที่ทำ งานออนไลน์ ไม่ชอบทำอะไรยืดยาว

 เตรียมพร้อมก่อนการประชุม

ผู้เข้าประชุมทุกคนควรรับทราบเกี่ยวกับหัวข้อในการประชุมก่อนวันประชุมจริง นอกจากนี้ผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องต่าง ๆ ต้องมีการทำการบ้านก่อนการประชุมทุกครั้ง ด้วยการไปรวบรวมข้อมูล ประมวลผล และสรุปแนวทางต่าง ๆในการทำงาน ให้ออกมาให้ชัดเจน ก่อนที่จะมาคุยกันเพื่อตัดสินใจในการประชุมครั้งนั้น การเตรียมพร้อมก่อนการประชุมจึงสำคัญมากๆ เป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่จะช่วยให้การประชุมของทีมใช้เวลาสั้น กระชับ ได้ใจความ และตอบโจทย์การทำ งาน ได้มากที่สุด

มีวินัย รักษาเวลา หาข้อสรุปให้ชัดเจน

ผู้ควบคุมหรือประธานในที่ประชุมจะต้องมีวินัยในการประชุมอย่างมาก เริ่มจากการตรงต่อเวลา นัดหมายเวลาประชุมกันไว้เมื่อใดต้องเริ่มตามกำหนดการเสมอ เมื่อเริ่มเข้าสู่หัวข้อการประชุมก็ต้องจัดการเวลาในแต่ละหัวข้อให้เป็นไปตามที่ตั้งไว้ เบรกทุกหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง ลดละการพูดคุยเรื่องสัพเพเหระ สุดท้ายก็ต้องควบคุมเวลาที่ใช้ในการประชุมโดยรวมให้อยู่ในขอบเขตที่เหมาะสมพอดี  ครอบคลุมทุกหัวข้อ แล้วก็ต้องมีข้อสรุปที่ชัดเจนด้วยเช่นกัน ผู้ฟังเขาจะได้เอาข้อมูลไปทำ งานได้ถูก

ใช้เทคโนโลยีในการประชุม

ทุกวันนี้เทคโนโลยีสมัยใหม่ช่วยอำนวยความสะดวกให้การประชุมทีมได้หลายประการ ทั้งการประชุมทางไกลที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่จำเป็นที่จะต้องอยู่ในห้องประชุมและพื้นที่เดียวกันให้อึดอัด อีกต่อไป ทำให้ประหยัดเวลาในการเดินทาง ลดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้เป็นอย่างมาก นอกจากนี้การนำเสนอข้อมูลก็มีรูปแบบที่น่าสนใจและง่ายๆมากขึ้นด้วยระบบอินเทอร์เน็ตและเทคโนโลยีไร้สายที่สามารถเชื่อมต่อไปยังระบบแสดงผลรูปแบบต่าง ๆ เช่น ห้องประชุมออนไลน์ ฯลฯ บุคลากรที่เข้าร่วมประชุมสามารถรับชมและโต้ตอบกับเนื้อหาที่แบ่งปันกันแบบ real time เพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุมของ งานออนไลน์ มากขึ้น และสอดรับกับ lifestyle คนทำ งานออนไลน์ ยุคใหม่ได้อย่างแท้จริง

 ติดตามผล ทำตามแผนของที่ประชุม

การประชุมทุกครั้งมักจะมีการติดตามมอบหมายความรับผิดชอบให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ สิ่งสำคัญที่จะทำให้การประชุมสัมฤทธิ์ผลได้อย่างแท้จริง คือการนำไปสู่การปฏิบัติอย่างจริงจัง ตลอดจนรวบรวมข้อมูลจากสิ่งที่ได้ทำไปแล้วเก็บไว้เพื่อมานำเสนอในการประชุมครั้งต่อ ๆ ไปว่าประชุมดำเนินการไปถึงไหน อย่างไร และอยู่ในกรอบเวลาที่ตั้งไว้หรือไม่ ทำถูกต้องหรือเปล่าจะได้ไม่มีปัญหาในการทำ งานออนไลน์

เพราะการบริหารจัดการคือหัวใจสำคัญของการทำงานทุกอย่าง การประชุมทีมก็เช่นกัน หากมีการบริหารจัดการที่ดี ใช้เวลาให้คุ้มค่า และใช้เทคโนโลยีช่วยอำนวยความสะดวกแล้ว เชื่อได้เลยว่า การประชุมก็จะไม่ใช่เรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป ไม่แน่ว่าแรงบันดาลใจดี ๆ การระดมสมอง และความร่วมมือร่วมใจของบุคลากรที่จะได้รับจากการประชุมแต่ละครั้ง อาจจุดประกายต่อยอดไปสู่ งาน ที่มีประสิทธิภาพ และก้าวไปสู่ความสำเร็จได้พร้อมกัน

งานออนไลน์ สร้างโอกาสให้กับคุณ ถ้าคุณมองหา งานออนไลน์ ตอบโจทย์ชีวิตเรา
งานออนไลน์ ที่ไม่ต้องขายสินค้า งานออนไลน์ อิสระที่คุณเลือกได้ ลองพิจารณา งานออนไลน์ กันดูครับ

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s